Mire képes napjainkban egy modern körfűrész?
Az üzleti meghívónak kitüntetett szerepe van egy céges rendezvény esetében. Nem mindegy, milyen szöveg kerül rá, hogyan küldjük el, de az sem, milyen külcsínnel rendelkezik. A fontos információkon kívül tartalmaznia kell az RSVP feliratot is. De hogy mi is ez pontosan, kiderül a cikkből!
Az üzleti meghívó szerepe
Üzleti meghívót akkor küldünk, mikor vállalati rendezvényt szervezünk, és erre meginvitáljuk az embereket: partnereket, leendő befektetőket, magas rangú személyeket. Sokszor ez lesz az, ami kialakítja a meghívottakban az első benyomást rólunk.
Ha nem tudod, hogyan is néz ki a gyakorlatban a meghívás, milyen kritériumoknak kell megfelelni, akkor mindenképp javasolt egy online rendezvényszervező tanfolyam elvégzése számodra, hiszen itt hasznos tanácsokat kaphatsz erre vonatkozóan is. A MOE Rendezvényakadémia kurzusán szó esik még az ültetési rendről és a cateringről is, ezekről pedig szintén fontos, hogy tudj, ha céges rendezvényt kell szervezned.
A meghívó elkészítése ugyanis az első lépés lesz csupán az esemény létrejöttében, utána pedig számtalan tennivaló vár még rád. De már itt sem szabad hibázni, mert súlyos következményekkel járhat a későbbiekben egy-egy tévedés.
Lássuk, mire kell figyelned tehát egy üzleti meghívó megírása során!
1. A címzett neve és titulusa
Hiba, hogy a meghívókról sokszor lehagyják a megszólítást, így nem tudni, kinek is szól az invitálás. Egy vagy több főt várnak a cégtől? Magunkkal vihetjük a párunkat? Ezek mind olyan kérdések, amik felmerülnek az emberben, ha üzleti meghívót kap.
A másik hiba, hogy bár van címzett a levélben, de a titulus hiányzik. Egy üzleti meghívó ugyanis nem a magánembernek szól, ezért illik leírni a név mellé a beosztást is. Így elkerülhetők a félreértések, ráadásul az ülésrendnél is számítani fog majd, ki milyen rangú.
2. Fontos információk megléte
A meghívónak tartalmaznia kell minden fontos információt, ami ahhoz szükséges, hogy valaki el tudja dönteni, részt vesz-e a rendezvényen, el tud-e menni. Ilyen alapvető dolog például a pontos helyszín és idő feltüntetése.
Komolyabb meghívókon térkép, GPS-koordináta megadása is tájékoztatja a vendégeket, hol is lesz a rendezvény. Ugyanígy az időpont is lehet részletesebb: nemcsak az esemény kezdetének, hanem végének az idejét is meg lehet adni. Így az illető tudni fogja, hány órás programról van szó.
3. RSVP
Sajnos sok esetben lemarad ez a furcsa betűsor a meghívók végéről. Ez egy francia kifejezésnek a rövidítése, azt jelenti: a vendégektől mindenképp választ várunk a meghívásra, tehát jelezniük kell, jönnek-e vagy sem.
Bár valóban illik válaszolni a szívélyes invitálásokra, sok ember feledékenységből, lustaságból nem teszi meg, esetleg még nem tudja, részt tud-e venni. Ilyenkor érdemes telefonon is megkérdezni az illetőt arról, megkapta-e a meghívót, és megtisztel-e jelenlétével.
Ha az RSVP – a “Kérlek, válaszolj!” – felirat szerepel a bal alsó sarokban, akkor nagyobb esély van arra, hogy nem feledkeznek el a meghívásról a vendégek, és nyugodtan tervezhető az ültetésrend és a catering.
(Szponzorált tartalom)